CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH THÔNG QUA PHẦN MỀM VĂN THƯ
Nhằm nâng cao chất lượng thực hiện công tác hành chính tại Viện Tim TP.HCM, hướng đến việc xây dựng, phát triển bệnh viện thông minh, tăng hiệu quả quản lý hành chính, cụ thể là quản lý văn bản và điều hành, phòng Tổ chức cán bộ đã phối hợp cùng Tổ văn thư và phòng Công nghệ thông tin ứng dụng phần mềm văn thư của VNPT để cải thiện việc quản lý văn bản đến và đi tại Viện Tim vào tháng 11/2022 với mục đích giúp cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ nắm được quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi đến được đảm bảo, nhanh chóng, chính xác, kịp thời theo đúng quy định của nhà nước; đồng thời việc quản lý lưu trữ khoa học giúp cho việc khai thác, tra cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng, hiệu quả.
Thực trạng công tác quản lý văn bản và điều hành còn gặp nhiều hạn chế trước khi sử dụng phần mềm văn thư như: việc nhập liệu các văn bản đến, văn bản đi vào mỗi ngày làm tốn kém nhiều thời gian. Việc tra cứu văn bản đến và đi còn bất cập do phải sử dụng nhiều thao tác. Việc photo văn bản đến cho các khoa, phòng tốn kém giấy, gây lãng phí và dễ dẫn đến việc thất lạc văn bản. Phiếu giải quyết công văn đến thực hiện nhưng không đảm bảo được việc theo dõi tất cả công văn đến đã hoàn thành hay chưa do thao tác còn thủ công là chính dù đã ứng dụng trên phiếu file excel.
Việc sử dụng phần mềm văn thư được xem là một trong những cải cách thủ tục hành chính quan trọng, góp phần tiết kiệm thời gian và công sức của các cán bộ thực hiện, hạn chế lãng phí giấy, tăng độ bảo mật, thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hành chính, hướng đến mô hình bệnh viện thông minh, gia tăng độ chính xác và hiệu quả của công việc quản lý văn bản và điều hành.
Hình ảnh giao diện phần mềm văn thư của VNPT
Hình ảnh giao diện chính phần mềm văn thư
Hình ảnh giao diện khi chọn một văn bản bao gồm: thông tin văn bản, tình trạng xử lý văn bản, xem trực tiếp văn bản